Pengertian Surat dan Surat bisnis
Bagi masyarakat umum istilah surat bukanlah sesuatu yang baru lagi. Surat digunakan oleh seseorang sebagai sarana penyampaian pesa tertulis untukberbagai kepentingan, baik pribadi, kedinasan mauoun bisnis dari seseorang kepada orang atau pihak lain. Seiring dengan perkembanganteknologi komunikasi dan informasi yang begitu pesat, penulisan dan penyampaian suatu pesan dari satu pihak kepada pihak lain dapat dilakukan bukan saja dengan kertas, tetapi juga melalu surat elektronik (electronic mail/e-mail).
Menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen Pendidikan Nasional, Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis ataupun nonbisnis.
Sedangkan Surat Bisnis adalah surat yang digunakan orang atau organisasi untuk menyampaikan informasi tertulis dalam kaitannya dengan penyelenggaraan kegiatan bisnis.
Korespondensi dapat diartikan dengan berkirim-kiriman surat. Ini berarti bahwa korespondensi adalah kegiatan berkomunikasi dengan menggunakan surat sebagai sarana. Orang yang berkomunikasi dengan menggunakan surat disebut koresponden.
Berdasarkan informasi di atas, dapat dikatakan bahwa korespondensi merupakan salah satu jenis komunikasi tulis. Korespondensi dapat terjadi antara seseorang dengan orang lain, antara seseorang dengan instansi atau sebaliknya, antara organisasi dengan organisasi, dan sebagainya.
Dari uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa korespondensi adalahkomunikasi antara seseorang dengan orang lain, antara seseorang dengan instansi atau sebaliknya, antara seseorang dengan organisasi atau sebaliknya, antara instansi dengan instansi, antara organisasi dengan organisasi, dan sebagainya dengan menggunakan surat sebagai sarana. Aktivitas berkorespondensi tentunya melalui suatu proses, yaitu penulisan, pengiriman, dan penerimaan surat.
Dari penjelasan diatas, korespondensi bisnis adalah suatu kegiatan korespondensi antara satu pihak dengan pihak yang lain baik secara perorangan maupun lembaga yang berkaitan dengan dunia bisnis.
Fungsi Surat Bisnis
Meskipun teknologi informasi dan komunikasi berekembang begitu cepat dengan adanya telepon, telepon genggam, televise, radio, telegram, faksimail, dan computer, surat masih merupakan sarana penghubung/komunikasi yang sangat penting bagi seseorang,kelompok, maupun organisasi pemerintah dan bisnis.Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis juga memiliki berbagai fungsi sebagai berikut:
Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta begi pengirim surat.
Dalam kaitanya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagi
pembawa pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain.
Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan,
buah pikir atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis.
1. Alat bukti tertulis (dokumen tertulis)
2. Alat untuk mengingat
3. Bukti sejarah (historis)
4. Pedoman kerja
5. Media promosi bagi pengirim surat
6. Pengelempokan Surat
Secara umum, surat dapat dikelompokkan dalam beberapa kelompok, yaitu pengelompokan surat menurut wujudnya, pemakaiannya, banyaknya sasaran yang dituju, isi dan maksudnya, sifatnya, dan menurut urgensi pemakaiannya.
Pengelompokan Surat Menurut Wujudnya
Menurut wujudnya, surat surat dapat dikelompokkan dalam beberapa kelompok.1, Surat Bersampul
Surat Bersampul (surat tertutup) adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada orang yang terdiri atas kertas dan sampul (amplop) dengan berbagai ukuran.
2. Kartu Pos
adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan singkat atau pendek dan praktis, yang berbentuk kartu kecil dengan ukuran10cm x 15 cm yang dikeluarkan oleh PT pos Indonesia.
3. Warkat Pos
Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan amplop. Kertas warkat pos dibuat sedemikian rupa, sehingga apabila kertas tersebut dilipat akan membuat amplop.
4. Telegram dan Teleks
Telegram disebut juga sebagai surat kawat. Istilah telegram berasal dari kata tele yang berarti jauh, sedangkan gram (graf) berarti tanda tang tercetak.
5. Memorandum (Memo) dan Nota
Memo adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk menyampaikan suatu pesan-pesan singkat yag berupa pemberitahuaan, permintaan atau hal-hal lain dalam suatu organisasi (internal Organisasi.
6. Surat Tanda Bukti
Surat tanda bukti adalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti pengkuan sah atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak lain.
Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya
Menurut pemakaiannya, surat dapat dikelompokkan menjadi tiga jenis, yaitu:1. Surat Pribadi
Surat pribadi (personal letter) adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi.
2. Surat Dinas
Surat dinas atau surat resmi (formal letter) adalah surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah.
3. Surat Bisnis
Surat bisnis (business letters) adalah surat yang digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis.
4. Surat Sosial
Surat sosial (social letters) adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat pada umumnya.
Pengelompokan Surat menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju
Menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju, surat dapat dikelompokkan menjadi tiga, yaitu:a) Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu informasi yang bersifat umum dan bukan bersifat pribadi atau privasi.
b) Surat Edaran
Surat edaran adalah surat pemberitahuan secara tertulis yang ditujukan kepada seorang atau suatu lembaga yang ditujukan kepada orang atau lembaga lain dalam jumlah yang banyak.
c) Surat Pengumuman
Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang suatu hal yang perlu diketahui oleh pegawai atau karyawan suatu organisasi atupun masyarakat luas.
Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya:
1. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa (bukan rahasia), dapat beramplop dan tanpa amplop.
2. Surat Konfidensial (terbatas)
Surat konfidensial adalah surat yang termasuk rahasia, terbatas untuk kalangan tertentu.
3. Surat Rahasia
Surat rahasia adalah surat yang isinya hanya boleh dibuka dan dibaca oleh orang atau pejabat tertentu.
Pengelompokan Surat Menurut Urgensi Penyelesaian
1. Surat BisaSurat biasa adalah surat yang penanganannya diperlukan biasa saja atau tidak ada suatu perlakuan khusus atas surat tersebut.
2. Surat Segera
Surat segera adalah surat yang memang memerlukan penanganan secepat mungkin atau dilakukan dengan segera, meskipun tingkat penanganannya tidak secepat surat kilat.
3. Surat Kilat
Surat kilat adalah surat yang memerlukan penanganan dengan sangat segera, harus didahulukan, dan memperoleh perlakuan khusus daripada surat-surat yang lainnya.
Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksudnya
Pengelompokkan surat menurut isi dan maksudnya sangat tergantung dari maksud dan tujuan pengirim surat. Oleh karena itu, maksud dan tujuan pengiriman surat antara yang satu dengan yang lain berbeda, jenis suratnyapun sangat bervariasi.Bagian Surat dan Bentuk Surat
Secara umum, bagian surat baik untuk surat dinas maupun surat bisnis mencakup beberapa komponen penting, antara lain: (1) kepala surat/kop surat (letterhead), (2) tanggal surat (date), (3) nomor, lampiran, dan perihal/hal (number, enclosed, subject), (4) alamat tujuan (inside address),(5) salam pembuka (salutation),(6) paragraf pembuka (firsh paragraph),(7) paragraf isi (body paragfaph),(8) paragraf penutup (close paragraph), (9) salam penutup (complimentary close), (10) tanda tangan (signature), (11) nama jelas penanda tangan (name and titlle), (12) tembusan (notation), (13) inisial (initial).Bahasa Surat Format Lipatan Surat dan Amplop
Format atau bentuk lipatan surat yang baik merupakan bagian dari etika berkorespondensi dalam dunia bisnis. Bentuk lipatan surat yang terkesan asal-asalan akan memberikan kesan atau citra yang kurang baik bagi pengirimnya.Format Lipatan Surat
Ada beberapa bentuk lipatan surat yang lazim digunakan dalam dunia korespondensi bisnis, antara lain :
1. Lipatan baku (Standard fold)
2. Lipattan setengah baku (semi standard fold)
3. Lipatan akordeon (accordion fold)
4. Lipatan setengah akordeon (semi accordion fold)
5. Lipatan tunggal (single fold)6. Lipatan ganda/paralel (paralle/double fold)
7. Lipatan model prancis (french fold)
8. Lipatan model baron (baronial fold)